Een interview met Priscilla Poppelaars, notarisklerk bij DGF Notarissen, over de pilot digitaal tekenen.

In april 2021 startte DGF Notarissen met de pilot voor digitaal tekenen. Een nieuwe vorm van tekenen waarbij partijen niet meer fysiek bij elkaar hoeven te komen om een akte te laten passeren maar dit digitaal, op afstand, kunnen doen. Hoe was de ervaring bij DGF Notarissen en wat vonden cliënten hiervan? Wij vroegen het Priscilla Poppelaars die vanuit DGF Notarissen de pilot heeft gedraaid.

Hoe is de aanloop naar het digitaal tekenen verlopen?

“Wij zijn vorig jaar april gestart met digitaal tekenen. Ik heb dit vanuit ons kantoor opgepakt en ben hier eigenlijk als enige van mijn collega’s mee gaan werken. Het is nieuw dus ik moest eraan wennen, maar het is geen hogere wiskunde. In het notariaat geldt al snel bij nieuwe ideeën dat het oude goed werkt en we daarom nee zeggen tegen vernieuwing. Ik ben heel blij dat wij ons hiermee wel op vernieuwing en innovatie richten.

Het hele traject heb ik veel met Van Brug gesproken. Ik heb goed contact met Carlo Bril (Product manager) en hij kijkt mee waar ik hulp nodig heb. Zo krijg ik de hulp die ik nodig heb en krijgt hij gelijk de feedback van mij over wat ik wel of juist niet goed vind en waar ik nog dingen mis. Het was erg fijn dat ik dat gewoon aan kon geven en het werd ook goed opgepakt.”

Hoe heb je de start met digitaal tekenen ervaren?

“Het in gebruik nemen van digitaal tekenen verliep voor mij prima. Je moet even weten wat je aan moet vinken. De beveiligingseisen verschillen nogal van elkaar, dus daar moest ik me even op inlezen. Heel handig vind ik dat je automatisch een kopie kunt verzenden. Je typt er een bericht bij en kiest vervolgens de manier van verzenden.

Het was voor mij misschien wel even wennen in het gebruik, maar andere notariskantoren leerden via mij pas het concept ‘digitaal tekenen’ kennen. Daardoor heb ik meermaals moeten uitleggen wat het inhoudt en vooral dat het wel rechtsgeldig is. Het geeft dezelfde beveiliging als de gewone legalisatie en staat gelijk aan een natte handtekening. Daar lag de meeste twijfel en was voor velen wel een bijzondere ontwikkeling. Maar naarmate ik het vaker had toegelicht, werd het voor hen gewoon dat ik op deze manier werk.“

Wat vind je van digitaal tekenen nu je er langere tijd mee gewerkt hebt?

“Ik was al snel gewend aan het systeem. En toen ook meer collega’s van andere kantoren begrepen dat het rechtsgeldig is, werd het ook makkelijker om digitaal tekenen te gebruiken bij een passeermoment. Een ander kantoor hoeft er geen gebruik van te maken zoals wij in de pilotfase nu wel hebben gedaan. Maar als digitaal tekenen bekender wordt, zullen er minder vragen komen. Nu liep ik er, vooral in het begin, regelmatig tegenaan dat het anderen onbekend was en dat ze het in eerste instantie niet helemaal vertrouwden. Ik begrijp het wel, het is iets nieuws. Maar het is wel rechtsgeldig en daarom gewoon te gebruiken. Vanaf april 2021 heb ik al zeker 100 stukken op deze manier gepasseerd. Van aan- en verkoop tot erfdienstbaarheden, eigenlijk kan digitaal ondertekenen voor alle onderhandse volmachten gebruikt worden.”

Wat vonden je cliënten van dit concept?

“De reacties van cliënten waren wisselend. Sommigen wilden liever niet nog een extra app op hun telefoon, maar anderen waren erg enthousiast. Wat me opviel was dat veel ouderen het een aanwinst vonden en er gebruik van wilden maken. COVID-19 heeft hier ook wel een rol in gespeeld, daarvoor is deze methode ideaal natuurlijk. Het scheelt natuurlijk ook in reistijd. Maar de keuze blijft natuurlijk bij de cliënt of deze digitaal of fysiek wil tekenen. Het is een extra service die we aanbieden.”

Wat zijn de grootste voor- en nadelen van digitaal tekenen voor jullie kantoor?

“Er zitten vooral veel voordelen aan. Het grootste voordeel ligt bij de cliënt, want die hoeft niet meer fysiek naar ons kantoor te komen. Het systeem is erg gebruiksvriendelijk voor zowel cliënten als medewerkers. Het is namelijk heel makkelijk om je te registreren en volmachten te tekenen. Ook zorgt het voor meer flexibiliteit. Zo is het makkelijker om een uitzondering te maken en buiten kantooruren te tekenen.

Bovenal is het tijdbesparend,. Het scheelt veel reistijd voor de cliënt, maar ook in legalisatie scheelt het enorm. Aan de balie zijn we al snel 15-20 minuten kwijt, terwijl het ons op afstand slechts vijf minuten kost. Het is dus een mooie stap vooruit.

En nadelen? Die heb ik eigenlijk nog niet echt gevonden.”

Zou je het anderen aanbevelen?

“Het is al met al een mooie stap voor kantoren. Het stoffige laagje dat onze sector heeft, kan eraf. We kunnen mee met onze tijd. Want als we thuis kunnen werken en digitaal kunnen vergaderen, waarom dan niet digitaal tekenen? Het geeft dezelfde beveiliging als de gewone legalisatie. Je maakt het voor de klant en voor jezelf heel makkelijk. Wat mij betreft moeten alle kantoren zich gewoon aanmelden.”