Manager Sales & Marketing Gerben Roebersen: 'Mooi én confronterend als theorie en praktijk elkaar ontmoeten.'

‘Omdat ik zelf niet uit het notariaat kom, vind ik het belangrijk om met eigen ogen te zien hoe de werkdagen op notariskantoren gevuld zijn. Daarom ben ik een dagje bij een kleiner, middelgroot en groot kantoor mee gaan draaien, samen met mijn collega Stephanie’, zegt Gerben Roebersen, sinds september aangesteld als manager Sales & Marketing. ‘Ik had echt niet verwacht dat er zoveel kwam kijken bij het opstellen van een akte of een overeenkomst. Notarissen en hun medewerkers doen heel veel werk achter de schermen om bijvoorbeeld de overdracht van een huis goed voor elkaar te krijgen. En het was heel interessant om te zien dat onze software daar een centrale plek in inneemt.’

Zinvol en confronterend

‘Tegelijkertijd was het ook confronterend om te ervaren dat niet alles al helemaal optimaal is ingericht voor de dagelijkse praktijk van het notariaat. Je moet je voorstellen dat een team binnen zo’n kantoor als een soort estafetteloop samenwerkt. Men is perfect op elkaar ingespeeld: het start vaak met een telefonisch klantcontact of een bezoek aan de balie, vervolgens komt er een administratief medewerker in beeld, daarna een klerk en uiteindelijk de notaris. De verschillende collega’s werken heel nauw met elkaar samen en daar loopt onze software als een rode draad doorheen’, aldus Gerben. ‘Wat me ook opgevallen is, is dat er verschillende manieren zijn waarop kantoren hun klanten bedienen. Zo zijn er kantoren die zich vooral richten op de registergoedpraktijk. Zij gaan voor optimale effectiviteit en staan garant voor duizenden overdrachten per jaar. Maar we bezochten ook een kantoor dat meer inzet op personen- en familierecht, waarbij er veel minder klanten zijn, maar dan wel weer een intensievere klantrelatie. Elk kantoor heeft in basis behoefte aan onze software, maar het accent wordt wel steeds anders gelegd.’

Directe aanpassing

‘Een aantal zaken die ter verbetering naar voren kwamen hebben we meteen op kunnen pakken. Zo verstuurde men bijvoorbeeld bij elk dossier een mailtje naar de klant met daarin een uitnodiging om stukken te lezen. Dat werd dan steeds handmatig aangepast. Nu hebben we dat proces door middel van een sjabloon verbeterd. Het is precies de manier waarop we met onze klanten samen willen werken: door samen te kijken naar hoe we onze software zo naadloos mogelijk aan kunnen laten sluiten op de dagelijkse praktijk van het notariaat. Ik nodig notarissen en hun medewerkers van harte uit om contact met me op te nemen als ze behoefte hebben aan een gesprek en/of bezoek aan hun kantoor’, besluit Gerben.