zondag, 25 feb 2018

De opmaak van uw werk: waarvan akte...?

vanbrug De opmaak van uw werk waarvan akte
Een akte die uit meerdere lettertypen bestaat en daardoor rommelig en onprofessioneel oogt. Die stuurt u niet naar uw klanten toe, dat spreekt voor zich. Toch zien wij regelmatig tijdens de ondersteuning en begeleiding aan onze kantoren dat afgelijnde aktes uit verschillende stijlen bestaan. Een gevolg hiervan kan zijn dat stukken ook daadwerkelijk op deze manier naar klanten verstuurd worden. Bijvoorbeeld omdat de medewerker in kwestie de afgelijnde stukken, zonder deze nogmaals te controleren op onjuistheden, vanuit onwetendheid direct in een envelop schuift of digitaal verstuurt. Of wanneer het verschil in verschillende lettertypen en -groottes wellicht wel gezien wordt, maar men zich onvoldoende realiseert hoe een klant kijkt naar de stukken die een notaris toestuurt.

De weerbarstige praktijk

Dat zit zo: wanneer er aan een akte passages worden toegevoegd, zoals bijvoorbeeld rondom vruchtgebruik, erfdienstbaarheid of een voetnoot over een ander onderwerp, dan vindt er een samenvoeging vanuit verschillende documenten plaats. Het gevolg kan zijn dat de akte er in origineel, dus op het pc-scherm, goed uitziet, terwijl deze in afgelijnde vorm niet professioneel overkomt als gevolg van het automatische gebruik van verschillende stijlen, zoals lettertypen, -groottes en regelafstanden. Wat rest kan een onprofessioneel resultaat naar de cliënt zijn, die, juist van een serieuze partij als de notaris, een perfecte akte verwacht. En ook mág verwachten...

Ons advies?

Zet dit eenvoudige, maar belangrijke onderwerp op de agenda van het werkoverleg binnen uw kantoor, zodat elke medewerker nóg meer bewust wordt van de opmaak van aktes. Uiteraard staan we u en uw medewerkers graag met raad en daad terzijde. Bel vooral onze supportafdeling als er vragen zijn over het correct opmaken van aktes, het aanpassen van lettertypen of het verwijderen van lelijke witruimtes. Kijk hoe dan ook, altijd met de ogen van de kritische klant naar de notariële stukken voordat u ze daadwerkelijk verstuurt. Maar dát hoeven we u waarschijnlijk niet te vertellen...