Notariskantoor Gehlen-Lopik enthousiast over overstap naar Codex

‘We lopen niet voorop met technologische ontwikkelingen, maar als er goede argumenten zijn gaan we zeker overstag. En dat was het geval bij onze overstap van systeem NIS naar Codex.’ Aan het woord is Clementine van den Eshof, werkzaam bij notariskantoor Gehlen-Lopik. Met een vestiging in Lopik staat dit kantoor, dat zeven medewerkers groot is, garant voor de kwaliteit van de notariële dienstverlening en het persoonlijke contact met cliënten.

Meerdere dingen tegelijk

‘Het grootste voordeel van Codex vinden we dat je nu alles open kunt laten staan. Met NIS kon je niet meerdere dingen tegelijk doen. Als dan een cliënt belde, moest je alles afsluiten en na dat telefoontje weer alle relevante data bij elkaar zoeken. En als je dan net weer geconcentreerd in een dossier aan het werk was, dan belde er altijd wel weer een nieuwe cliënt. Gelukkig is die inefficiënte manier van werken nu achter de rug; een hele verbetering’, aldus Clementine. ‘We zijn stapje voor stapje overgestapt, nadat ons door Van Brug Software werd aangeraden om over te gaan naar het nieuwste systeem. Op die manier konden we rustig wennen aan de nieuwe werkwijze. Ik wil niet zeggen dat we sceptisch waren, want we willen uiteraard wel met onze tijd meegaan, maar hebben niet altijd de behoefte om de eerste te zijn die overstapt. Maar in dit geval zijn we erg blij dat we de stap gezet hebben.’

Andere voordelen

‘Verder zitten alle gegevens ook veel geconcentreerder bij elkaar, waardoor je gemakkelijk naar de onderliggende modules kunt overstappen vanuit een zaak. Door slimme nieuwe functionaliteiten besparen we ook veel tijd: het rechercheren bijvoorbeeld gaat allemaal heel snel, ook het invullen van de kaarten en de standaardteksten die vanuit Word gekoppeld zijn ervaren we als positief. De factureringsmodule werkt eveneens beter; complexe zaken kunnen we nu wel allemaal kwijt. Uiteraard is er ook direct een goede koppeling naar de boekhouder gelegd. Kortom, alles werkt veel beter samen.’

Ons advies? Doen!

‘Notariskantoren die nog twijfelen willen we zeggen: stap over naar Codex! De overstap kost relatief weinig tijd. Wij zijn bijvoorbeeld gewoon open gebleven en dankzij de cursus door één van de consultants van van Van Brug Software tijdens deze dag heb je de kennis al snel onder de knie. Ook is het, net als bij andere systemen, belangrijk om intern goede afspraken te maken over de manier waarop je het systeem vult, zodat het systeem voor je gaat werken in plaats van andersom. Lang verhaal kort: we kunnen op een bijna foutloze manier meer doen in minder tijd.’