Referenties2019-04-17T14:08:22+00:00

Referenties

Wat klanten vinden is het allerbelangrijkste

Aan het woord is Patricia Warmerdam, office manager bij Roes en De Vries Notarissen. Het kantoor, dat is gevestigd in Leiden, bedient haar particuliere en zakelijke relaties op een zeer breed gebied. Dit loopt uiteen van adviezen over erf- en schenkingsrecht tot het opstellen van koopovereenkomsten voor onroerende zaken of advisering op zakelijk gebied. Deskundigheid en onpartijdigheid zijn daarbij belangrijke thema’s. ‘We werken inmiddels alweer zo’n 11 jaar met Van Brug Software samen. Ik ervaar ze als innovatief en betrouwbaar. Innovatief omdat ze continu nieuwe toepassingen blijven ontwikkelen én luisteren naar de wensen van de gebruiker. Betrouwbaar omdat ze gewoon doen wat ze zeggen. Ze passen regelmatig zaken aan op basis van hetgeen wij aangeven. Dat kan om grotere dingen, maar ook om heel pragmatische onderwerpen gaan zoals het plaatsen van een datum op de uitdraaien van urenstaten of het toekennen van archiefnummers op een bepaalde volgorde. En dat soort aanpassingen geeft veel efficiëntie in ons dagelijks werk.’

Intuïtieve software

‘Nu we overgestapt zijn op Codex is het helemaal feest. Het programma werkt erg intuïtief en is bijzonder overzichtelijk. Er is werkelijk overal een icoontje voor!’ lacht Patricia. ‘Groot voordeel is ook dat je dossiers open kunt laten staan en dat het systeem onthoudt waar je mee bezig was. Met name voor mensen die aan de receptie zitten of voor hen die veel telefonisch klantcontact hebben is dit gemakkelijk. Wat ook opvalt zijn de korte lijnen bij Van Brug: je krijgt altijd wel iemand aan de lijn die je al eens eerder ontmoet óf in elk geval eerder gesproken hebt. Daar zijn de klantendagen die ze zo nu en dan organiseren heel fijn voor. Het wordt trouwens wel een heel enthousiast verhaal zo, maar ik bén ook enthousiast! Met name ook Dorien Bartels vind ik een topper: ze luistert goed naar de reden waarom je contact zoekt, is oplossingsgericht en weet van aanpakken.’

De enige klant

‘Tot slot wil ik nog wel opmerken dat ik vaak het gevoel heb de enige klant te zijn bij Van Brug. En dan doe je het als bedrijf in mijn beleving gewoon heel goed. Juist omdat ik als klant totaal niet het idee heb dat ze het op wat voor manier dan ook te druk hebben om mij te woord te staan of om me te helpen met een vraag of probleem. Ze geven elke keer opnieuw de indruk dat ze mijn probleem ook daadwerkelijk op gaan lossen of mijn verzoek oppakken. Natuurlijk kunnen niet alle wijzigingen waar we om vragen doorgevoerd worden, maar in dat geval wordt er duidelijk ‘nee’ gezegd. En ook dat is een antwoord’, aldus Patricia. ‘Een antwoord dat overigens niet vaak voorkomt, maar in die enkele keer dát het gegeven wordt wél altijd van goede motivatie voorzien.

Patricia Warmerdam, Roes en De Vries Notarissen

DGF Notarissen staat haar klanten bij op bepalende momenten van hun leven. Het aangaan van langdurige relaties, het bieden van korte lijnen én een persoonlijke aanpak zijn speerpunten binnen het kantoor dat is gevestigd in Kaatsheuvel. ‘De samenwerking met Van Brug Software ervaar ik als zeer prettig, al werken we nog relatief kort samen, namelijk sinds medio 2014’, vertelt Ivar Franken, sinds 1999 werkzaam in het notariaat én ooit één van de jongste notarissen van Nederland. Ivar is gespecialiseerd in erfrecht, boedelafwikkling en estate planning. Hoewel hij ruim ervaren is in ondernemingsrecht en onroerend goed gaat zijn hart uit naar familierecht.

Switch van leverancier

‘We zijn destijds van softwareleverancier overgestapt omdat we het gevoel hadden dat deze te weinig bezig was met innovatie en het aanbieden van de nieuwe technologische mogelijkheden die er inmiddels toch echt wel waren. In gewoon Nederlands: men liep zo’n beetje achter de feiten aan. Toen we zochten naar een systeem dat écht bij de tijd was en de digitale ontwikkelingen wél op de voet volgde kwamen we al gauw bij Van Brug Software uit’, aldus Ivar.

Besparing op alle vlakken

‘Ik ervaar sindsdien dagelijks een behoorlijke besparing in tijd en kosten enerzijds en een verminderde kans het ontstaan van fouten anderzijds. Kijk, wij zijn als notariskantoor een soort spin in het web van gegevensverwerking tussen verschillende instanties, zoals de overheid, banken, makelaars, het Kadaster enzovoort. Wanneer je dan steeds alle uit te wisselen stukken, of de uit te voeren toetsingen handmatig moet registreren en overnemen dan werkt dat gewoon niet soepel. En het brengt bovendien risico’s op onjuistheden met zich mee. Nu we met Van Brug Software werken is onze taak meer toezichthoudend op afwijkingen aan de voorkant, dan fouten-oplossend aan de achterkant geworden. En dat is erg prettig.’

De werking van de Conviso ID-scan

‘Ook gebruiken we de Conviso ID-scan, die verschillende legitimatiebewijzen scant en op echtheid controleert. Af en toe heeft de scanner nog wat moeite met een legitimatiebewijs, maar ik heb begrepen dat dit met een software-update waarschijnlijk al grotendeels verholpen is. Voordeel van de scan is overigens wel dat deze op echtheid toetst: iets wat we als mens met het blote oog moeilijker kunnen.

Spoedige overstap op Codex

We gebruiken nog geen Codex, maar dat staat wel op de planning. Hoewel we nu al erg content zijn met het huidige systeem, geloof ik dat we met Codex naar een soort versie 2.0 gaan, onder meer omdat er nog meer geïntegreerde koppelingen zijn. Wanneer we straks alles op één scherm hebben, dan geeft dat nog meer overzicht en scheelt het nog meer tijd. Het grappige is dat het gros van de collega’s, toen we overstapten van onze oude softwareleverancier naar Van Brug Software, niet meteen stond te springen om verandering. Maar na enkele weken wilde men al niet meer terug. Hetzelfde is er nu aan de hand: men is zó tevreden over ons huidige systeem dat Codex niet per se hoeft. Maar stiekem weten we met elkaar al zeker dat we, áls we Codex straks eenmaal gebruiken, het na een aantal dagen al niet meer willen missen’, lacht Ivar. ‘Door de verregaande digitalisering, ook binnen de wereld van het notariaat, zijn er vervelende klussen weggevallen waarvoor mooie werkzaamheden in de plaats zijn gekomen. Een laatste voorbeeld wat ik graag geven wil is de manier waarop de facturering nu is ingeregeld: in plaats van dat we zelf allemaal handmatige posten op moeten voeren, werken we nu een efficiënte vragenlijst af. Bedragen en onderwerpen zijn al ingevuld, maar nog wél muteerbaar. En die combinatie van geïntegreerde automatisering mét de vrijheid om handmatig maatwerk te leveren, vertegenwoordigt voor mij het beste uit twee werelden.’

Ivar Franken, DGF Notarissen

‘We werken nu ruim 10 jaar met Van Brug Software samen. En ik zeg vaak gekscherend dat we zo min mogelijk contact met ze willen hebben. Want dat betekent immers dat alles naar behoren loopt. Denigrerend gezegd is het systeem gewoon één hele grote kaartenbak (het is natuurlijk veel meer). Maar sinds de komst van Codex is het een kaartenbak die nóg beter werkt. We waren pilotkantoor en hebben volop mee kunnen denken in de ontwikkeling van dit nieuwe systeem. Tijdens de verschillende sessies die we hadden op het kantoor van Van Brug Software, werd er goed naar ons geluisterd. Wij konden vanuit de praktijk aangeven waar wij, en de andere pilotkantoren, behoefte aan hadden.’

De notaris aan het woord

Aan het woord is Marco Sutter, notaris bij Sutter | Kars Notarissen, een kantoor dat vanuit Nieuwegein haar relaties bedient op het gebied van de meest uiteenlopende zaken. Samenwonen of trouwen? Een huis kopen of een eigen bedrijf starten? Maar ook het regelen van een testament of een nalatenschap? Sutter | Kars Notarissen adviseert en ondersteunt bij beslissingen en maakt juridische taal begrijpelijk.

Veel gebruiksvriendelijker

‘Wij ervaren Codex als vele malen gebruiksvriendelijker dan het vorige systeem. Ik geloof ook dat het zo moet werken: een systeem zou in mijn beleving geen it-product maar een gebruikersproduct moeten zijn. En dat is goed gelukt met Codex, het werkt erg intuïtief. Sinds we deze software gebruiken worden er minder fouten gemaakt en is er meer tijd over voor inhoudelijk werk. Groot voordeel is ook dat er verschillende dossiers naast elkaar open kunnen blijven staan. Je kunt eenvoudig switchen tussen de verschillende dossiers en dat is erg gemakkelijk, bijvoorbeeld als er een klant belt met een vraag. Voorheen moest je dan steeds je werk afbreken en dat werkte buitengewoon inefficiënt. Ook de vele koppelingen, waardoor er automatisch gegevens worden ingelezen in Codex, dragen bij aan een lekkere workflow.’

Koppeling met Belastingdienst groot succes

‘Ook de koppeling met de Belastingdienst op het gebied van testamenten (Digitale Notariële Informatievoorziening) ervaren we positief. We zijn als één van de eerste notariskantoren begonnen met het gebruik van de koppeling om ook als eindgebruiker nog eventuele wijzigingen door te kunnen geven alvorens de rest van de notariskantoren met deze koppeling gaat werken. Waar we voorheen niet altijd wisten dat iemand overleden was, krijgen we nu proactief een melding en kunnen we direct actie ondernemen richting de erfgenamen. Wél zo fijn in een verdrietige situatie waarin iemand overlijdt. Dan moeten de zaken gewoon zo perfect en correct mogelijk opgepakt worden vind ik. En deze nieuwe koppeling is nu écht zo’n voorbeeld waaruit blijkt dat automatisering vóór ons en onze relaties werkt.’

Marco’s tip

‘Aan kantoren die twijfelen om over te stappen naar Codex kan ik maar één advies geven: doen! Minder fouten, meer tijd en inhoud én een zeer gebruiksvriendelijk systeem dat absoluut ondersteunt tijdens de dagelijkse werkzaamheden binnen het notariaat.’

Marco Sutter, Sutter | Kars Notarissen

Vertrouwd, deskundig én dichtbij. Dat zijn de kernwoorden van Van Gogh notarissen, die kantoor houden in Zundert en St. Willebrord. ‘Het gaat er niet zozeer om wat men zegt, maar om hoe en waarom’,  vindt Ad Kuijpers, die als no nonsense, empathische bruggenbouwer als registermediator en (levens)executeur verbonden is aan het kantoor.  

Duidelijke meerwaarde

‘Persoonlijk werk ik zo’n jaar of 9 met Van Brug Software samen, maar dit kantoor doet dat al minstens een jaar of 19. Destijds waren er een aantal spelers in de markt, en daar is Van Brug weloverwogen uit gekozen vanwege hun betrouwbaarheid, de goede manier waarop ze communiceren en hun klantgerichtheid. Problemen worden snel opgelost. Dat bleek wel toen we zo’n jaar of 5 geleden wat minder tevreden waren. Toen hebben ze door een doelgerichte aanpak echt wel hun meerwaarde bewezen, waardoor we klant zijn gebleven.’

Inhoudelijk sterk op het notariaat gericht

‘Ik vind dat ze, zeker sinds de komst van Codex, inhoudelijk goed met het notariaat bezig zijn. Ze gaan met hun tijd mee en zijn gewoon goed in het bouwen van software rondom notariële werkprocessen. Dat is dan ook echt wel hun core business. Omdat wij als kantoor extreem klantgericht zijn, vragen we soms wel meer dan er softwarematig geboden kan worden. Maar een probleem is dat niet, want we lossen onze wens om heel klantgericht te zijn gewoon op andere manieren op. In mijn beleving zijn we op die manier in staat om het beste uit twee werelden te combineren.’

Deelname aan pilot Codex

‘Toen Codex kwam hebben we ook bewust als pilotkantoor gefungeerd. Het nieuwe systeem werkt heel intuïtief en dat scheelt ons behoorlijk wat tijd. Daarnaast worden er ook minder fouten gemaakt. Alles gaat, door de verschillende gekoppelde hulpmiddelen zoals de Conviso ID-scan, gewoon net een stukje sneller, zoals bijvoorbeeld ook het inboekwerk en het voortraject van behandelwerk. We zijn in toenemende mate aan het controleren, waar we vroeger vooral tijdrovend muteerden.’

Serieus en proactief

‘Bij Van Brug Software denk ik vooral aan kwaliteit, klantgerichtheid en de kracht van luisteren. Bovendien zijn ze erg oplossingsgericht. Natuurlijk is een probleem niet altijd van vandaag op morgen opgelost, maar ik voel me wel absoluut serieus genomen als klant. En dat is, wat mij betreft, precies de proactieve houding die ik zoek in een leverancier.’

Ad Kuijpers, Van Gogh notarissen

‘Ze volgen de nieuwe ontwikkelingen, bieden een prima prijskwaliteitverhouding én werken continu aan innovatie. Dat is zo ongeveer wat ik voor ogen heb als ik denk aan onze samenwerking met van Brug Software’, aldus notaris Mr. Eric Feijen, van Feijen & de Vries notarissen. Het notariskantoor adviseert en begeleidt bij belangrijke gebeurtenissen in een mensenleven. Dat gaat van personen- en familierecht tot erfrecht en onroerend goed recht. Maar ook ondernemings- en agrarisch recht zijn de ervaren mediators, scheidingsspecialisten en estate planners zeker niet vreemd.

Voorloper binnen notarisnetwerk

‘Ik heb ervaren dat Van Brug Software altijd nét dat stapje extra zet als ik ze vergelijk met andere software-aanbieders’, vervolgt de heer Feijen. ‘Dat weet ik vanuit het samenwerkingsverband waarin we met zo’n achttal andere notarissen kennis delen en ervaringen uitwisselen. Vaak lopen we met ons kantoor voorop dankzij de technologische mogelijkheden die Van Brug ons biedt. Een voorbeeld daarvan is de Conviso ID-scan, die dankzij een slimme koppeling de gescande legitimatiebewijzen rechtstreeks in de digitale kaartenbak plaatst. In beginsel had dit overigens nog wel wat voeten in aarde, want er waren wat aanloopproblemen omdat niet alle legitimatiebewijzen goed herkend werden. Inmiddels is dat alweer een hele tijd opgelost. En de communicatie daaromtrent heb ik sowieso als heel prettig ervaren. De lijnen binnen Van Brug Software zijn lekker kort en krachtig. Als je belt krijgt je gewoon direct een inhoudelijk antwoord waar je verder mee kunt. En dat heb ik écht nog weleens anders ervaren bij andere partijen…’

Automatisering moet zich aanpassen, niet de organisatie

‘Ik vind dat de tijd, zeker op het gebied van digitalisering, vliegt. Als ik zie wat we zo’n vijf jaar geleden deden en wat we nu doen met hetzelfde personeel, dan heeft de automatisering werkelijk een enorme vooruitgang voor ons geboekt. Aktes, registraties en andere verplichte activiteiten: het gaat in één moeite door. Ik ben van mening dat automatisering zich aan de organisatie aan moet passen en niet andersom. En dat lijkt Van Brug Software goed te begrijpen. Hun basis is natuurlijk ook bijzonder: Klaas van Brug die jaren terug zélf als notarisklerk en boekhouder bedacht wat er sneller en meer geautomatiseerd zou moeten kunnen én vervolgens ook technisch dusdanig onderlegd was dat hij dit concreet uit kon voeren. Een succesverhaal met een staartje wat mij betreft.’

Eric Feijen, Notariskantoor Feijen & de Vries
Aan het woord is notaris Bob van Elst, werkzaam bij allround notariskantoor Lingewaerd Notarissen, gelegen tussen Arnhem en Nijmegen. Het kantoor is gespecialiseerd in het begeleiden van de MKB-ondernemer, vermogensplanning en (commercieel) vastgoed. Zij staan voor korte lijnen en snelheid zonder poespas.

De samenwerking in drie woorden

‘Vanuit dit kantoor werk ik sinds 2012 samen met Van Brug Software, maar vanuit mijn vorige kantoor ken ik de software al sinds 2003. Als ik de samenwerking in drie woorden zou moeten omschrijven dan noem ik zonder aarzelen prettig, snel en adequaat. Zo wordt er bijvoorbeeld snel en deskundig een antwoord op vragen gegeven. We zijn in het verleden een keer overgestapt naar een andere leverancier, maar die bleef qua kwaliteit ver achter bij Van Brug Software.’

Eerste Codex-kantoor

‘Wat ik erg op prijs stel is de manier waarop we betrokken worden bij de invoering van nieuwe systemen of aanpassingen hierin, zoals bijvoorbeeld CDR of Codex. Ik had echt het idee dat er goed naar onze behoeften werd geluisterd, waar vervolgens deskundig en klantgericht op werd ingespeeld. Men bezocht ons kantoor en voerde constructieve één-op-één gesprekken met medewerkers om zaken te inventariseren. We waren niet voor niets het eerste kantoor dat vanuit de oude software van Van Brug overstapte op Codex. Dat zegt natuurlijk wel iets over onze mate van tevredenheid.’

Down-to-earth…

‘Wat ik verder nog waardeer is de continue innovatie waar ze zich op richten: zo is Codex een stuk praktischer dan het voorgaande systeem, met name omdat alles geïntegreerd is waardoor je veel minder programma’s open hebt staan tijdens het werk. En natuurlijk vermindert de foutmarge doordat er minder handmatig werk hoeft te worden verricht. Tot slot wil ik nog opmerken dat de manier waarop ze vanuit Van Brug Software communiceren lekker down-to-earth en vooral niet ICT-achtig is.’

Bob van Elst , Lingewaerd notarissen

‘Ik werk al jaren, zowel vanuit mijn huidige kantoor als mijn vorige kantoor, naar volle tevredenheid met Van Brug Software samen. Bij de ontwikkeling van Codex hebben ze mij en diverse andere kantoren actief betrokken. Er was ruimte om vanuit de kant van de notariskantoren aan te geven wat voor ons als notariaat belangrijk is. En de ontwikkelingen staan nog altijd niet stil, er komen continu nieuwe mogelijkheden bij in het systeem. Zo is het recent mogelijk geworden om, direct vanuit het repertorium, richting het CTR aktes te registreren. Dat scheelt niet alleen behoorlijk wat tijd, ook de kans op fouten neemt sterk af.’

Minder fouten én frustratie

‘Doordat er steeds nieuwe koppelingen bijkomen, die in basis het handmatige invoerwerk vervangen, vermindert ook de kans op (type)fouten aanzienlijk. In de dagelijkse praktijk kom je nog weleens zaken tegen waarvan je denkt dat ze eenvoudiger zouden kunnen. Eigenlijk zou je dat meteen even aan Van Brug Software door moeten geven, maar dat schiet er door de hectiek soms bij in. Gelukkig bieden ze wel zelf regelmatig updates aan waardoor je ineens merkt dat er nieuwe verbeteringen doorgevoerd zijn. Bij mijn vorige kantoor werkten we al met Codex. We stappen met mijn huidige notariskantoor binnenkort over en daar kijk ik reikhalzend naar uit.’

Roy van Dijk, Brinkman & Rensen notarissen