Een interview met Wendy van Gils-van den Broek, Office Manager bij MarkVliet Netwerk Notarissen, over de pilot Sms-herinnering.

Eind september is MarkVliet Netwerk Notarissen gestart met Sms-herinnering. Een functionaliteit die ze zelf ook graag wilden gaan inzetten. Samen met hen hebben we dit ontwikkeld en MarkVliet heeft ook de pilotfase doorlopen. Hoe is de start verlopen en wat waren de aandachtspunten? Hebben de cliënten er iets aan? Wij spraken Wendy van Gils-van den Broek, Office Manager bij MarkVliet, en vroegen haar naar hun ervaring met Sms-herinnering.

Waarom Sms-herinnering?

“Wij wilden graag een sms-dienst opzetten om onze cliënten kort voor een afspraak nog van de juiste informatie te voorzien. Een functionaliteit die je in andere sectoren ook al wel in gebruik ziet. Je hebt een afspraak en krijgt een dag van tevoren nog een herinnering waarin onder andere datum, tijd en plaats vermeld staan. Zo vergis je je niet meer in het moment en sta je nooit op de verkeerde plek.”

Hoe begin je dan?

“Ik ben er zelf mee gestart en heb ook veel contact gehad met Van Brug Software hierover gedurende de pilotfase. Samen met onze receptionistes ben ik aan de slag gegaan. De sms-functie is in Codex geïntegreerd waardoor je veel gegevens automatisch in de sms’jes kunt laten lopen. We hebben een aantal standaard teksten aangemaakt en controleerden alle sms’jes die vanuit Codex verstuurd werden.”

Merk je een verschil?

“Ja, we hebben bijgehouden hoe vaak identiteitsbewijzen verkeerd of niet meegenomen werden. Dat ging echt veel minder vaak fout nadat we een sms-herinnering hadden verstuurd. Inmiddels is het wettelijk anders geregeld met de identiteitsbewijzen, maar we zien dus wel een effect. Ook werkt het voor onze cliënten erg goed om nog eens te lezen hoe laat de afspraak staat, maar ook bij welke van onze vestigingen ze moeten zijn. Als ze zelf per ongeluk een ander tijdstip hadden genoteerd, zien ze het juiste tijdstip in de sms staan. Soms bellen ze er nog voor de zekerheid achteraan, het helpt hen dus wel.”

Jullie zijn nu een aantal maanden verder, zijn er nog aandachtspunten?

“Bij ons is Outlook leidend in de agenda. Dat betekent dat wij afspraken die op een laat moment nog verzet of geannuleerd worden goed na moeten lopen. De sms-herinnering gebruikt immers de gegevens vanuit Codex. Dat is voor ons nog iets om scherp op te zijn.

Verder onderhouden we contact met Van Brug Software en geef ik het aan als ik tegen problemen aanloop of denk dat iets beter zou kunnen. Van Brug Software wil ook dit jaar de sms-herinnering blijven doorontwikkelen. Hoe beter de sms-herinnering werkt, hoe meer gemak je er als kantoor van hebt.”