Tips & Tricks Codex – Mei 2022

Elke maand geven we je tips & tricks om gemakkelijker en sneller te werken met Codex. Zo houd je meer tijd over voor persoonlijk contact met je cliënten. 

Wij worden regelmatig gebeld met de vraag om de status van een factuur aan te passen. Een factuur die al doorgeboekt is, moet dan bijvoorbeeld toch weer bewerkt worden. Dit konden jullie niet zelf en moesten wij altijd via de Database aanpassen. En ik spreek hier niet voor niets in de verleden tijd, want dit is tegenwoordig gewoon via de facturen in Codex aan te passen!

Ga hiervoor naar het overzicht van de facturen in het Codex startmenu:

Hier heb je een overzicht van alle facturen. Alleen doorgeboekte en geannuleerde facturen staan niet standaard in deze lijst. Wil je die ook zien? Klik dan op de knop “Alle facturen” boven in het scherm:

Je kunt nu de factuur waar je de status van aan wil passen opzoeken. Als je het factuurnummer weet kan je daar op zoeken, maar je kan ook op bijvoorbeeld dossiernummer, status, factuurdatum zoeken.

Als je de juiste factuur gevonden hebt zet je een vinkje in het selectievakje.

Nu is de knop “Factuurstatus wijzigen” beschikbaar en kan je de status van de factuur aanpassen!

Wees hier uiteraard wel voorzichtig mee! Voor extra zekerheid kun je dit altijd in overleg met de boekhouder doen. Zeker als een factuur al eerder doorgeboekt is. Via deze weg kun je ook een factuur annuleren. LET OP: als een factuur eenmaal geannuleerd is, kan deze niet meer worden teruggezet naar een andere status!

Zo kun je dus eenvoudig zelf de status van facturen aanpassen. Je moet hiervoor uiteraard wel de juiste rechten hebben. Heb je deze rechten niet? Vraag dat dan na bij je PMS-beheerder.

 

Een factuur vrijgeven

Vergeet ook niet dat je in dit scherm ook een factuur kunt vrijgeven als je de melding krijgt dat deze open staat bij een andere medewerker, of bij jezelf. Zoek op dezelfde manier als hierboven de factuur die de melding geeft. Je kunt aan de rechterkant zien door wie de factuur in gebruik is.

Als je zeker weet dat die persoon de factuur niet echt open heeft staan, kun je de factuur selecteren en wordt de knop “Vrijgeven” beschikbaar boven in beeld.

LET OP: gebruik hiervoor niet de knop “Vrijgeven betaalregels”!

Als je op de knop “Vrijgeven” klikt zal het systeem nog om een wachtwoord vragen. Gebruik hier het wachtwoord “vbs” (zonder de aanhalingstekens en met kleine letters)

De factuur kan nu weer door iedereen geopend worden.

 

Consultancy inplannen

Heb je vragen over deze tips & tricks of wil je nog meer tips over hoe je nog sneller en efficiënter met Codex werkt? Plan een consultancydag in! Op verzoek kan een losse consultancydag op locatie worden ingepland, maar het is ook mogelijk om te kiezen voor een consultancy-abonnement.

Meer informatie over een consultancydag? Stuur ons een e-mail!