Tips voor een soepele samenvoeging of splitsing in het notariaat

Een fusie, splitsing of overname brengt juridische, administratieve en technische uitdagingen met zich mee, waarbij data moeten worden samengevoegd of gesplitst. Toch zien we vaak dat notariskantoren onvoldoende voorbereid en niet op tijd aan zo’n proces beginnen, wat kan leiden tot vertragingen en complicaties, vooral op het gebied van IT, software, gegevensbeheer en onderlinge afstemming. In deze blog lees je meer over de verschillende types van samenvoegingen en de belangrijkste aandachtspunten om een soepele overgang te waarborgen.

Fusie
Bij een fusie bundelen twee notariskantoren hun krachten, inclusief medewerkers, protocollen en werkwijzen. De integratie vereist veel belangrijke keuzes en nauwkeurige afstemming om alles naadloos te laten verlopen.

Overname
Een overname vindt plaats wanneer een groter kantoor een kleiner kantoor overneemt en vereist veel praktische zaken om de gegevens in het nieuwe samenwerkingsverband op te nemen en te integreren. De werkwijze moet met het grotere kantoor geharmoniseerd worden.

Protocolovername
Wanneer een notaris zonder opvolger stopt, wordt zijn of haar protocol overgedragen aan een ander kantoor. Dit vereist zorgvuldige documentatie en een betrouwbare overdracht van gegevens.

Samenwerking
Wanneer een notaris zich bij een bestaand kantoor voegt, speelt data-integratie een cruciale rol. Dit vraagt om een zorgvuldige afstemming van systemen en gegevensbeheer. De werkwijze wordt gevoegd naar de werkwijze van het nieuwe kantoor.

Splitsing
Bij een splitsing wordt een samenwerking tussen notarissen beëindigd en worden de gegevens verdeeld tussen de nieuwe entiteiten. Dit proces vereist zorgvuldige afstemming om te zorgen dat alle gegevens op de juiste manier worden gescheiden en overgedragen.

Denk goed na over de impact van de samenvoeging of splitsing op de verschillende operationele en juridische aspecten.

Locatie
Wanneer meerdere locaties betrokken zijn, moet de logistieke en operationele afstemming zorgvuldig worden gepland. Behouden we beide locaties of niet, hoe communiceren we dit naar cliënten?

IT & Software
Welke notariële software en welke systeembeheerder worden gebruikt? Blijven deze hetzelfde of moet er een keuze gemaakt worden en een overstap plaatsvinden? Het is essentieel om een tijdige impactanalyse uit te voeren en samen te werken met toeleveranciers om alles goed geregeld te krijgen. Neem 3 tot 6 maanden van tevoren contact op met je softwareleverancier om vertragingen in het softwaremigratie- en integratieproces te voorkomen.

Het proces daarbij verloopt als volgt:

• Alle cruciale informatie wordt verzameld.
• Op basis hiervan wordt een offerte opgesteld.
• Na goedkeuring van de offerte wordt alles doorgestuurd naar de planner.
• Vervolgens starten we met de intake en verdere planning.

Data & Protocollen
Welke gegevens mogen worden meegenomen? Hoe worden deze veilig en juridisch correct overgedragen? Dit vereist zowel juridische als praktische voorbereiding, afstemming en vastlegging.

Medewerkers
Betrek je medewerkers in het proces en bij het intakegesprek. Duidelijke communicatie over de werkwijze, samenwerking en de cultuur helpt verwarring en weerstand te voorkomen. Medewerkers hebben vaak waardevolle inzichten over praktische zaken, zoals briefpapier of interne processen. Daarnaast is een intakegesprek essentieel om samen met alle betrokkenen af te stemmen wat wel en niet wordt geconverteerd, samengevoegd of afgesplitst.

Klantcommunicatie
Informeer je cliënten tijdig over de veranderingen, zodat ze precies weten wat er gaat gebeuren en wat ze kunnen verwachten. Soms ligt de kracht van een samenvoeging in de harmonisatie van de administratieve processen. Zorg dat het voor cliënten duidelijk is waar ze terecht kunnen met vragen.

Juridische aspecten
Benader eventueel de KNB. Zij kunnen je ondersteunen met advies over juridische vraagstukken, zoals wat mag vanuit de WMA en AVG? Hoe voldoe je aan de juiste wetten?

Maak vooraf duidelijke afspraken en leg deze vast in een overeenkomst. Schakel daarnaast een ervaren adviseur of deskundige in om zowel juridische als praktische zaken goed te regelen. Denk daarbij ook na over de impact van de transitie op openstaande dossiers, de boekhouding en andere praktische aspecten. Het is essentieel om deze aspecten tijdig en goed af te stemmen. Een belangrijk aandachtspunt is het verwerken van openstaande nota’s van afrekening en declaraties vóór de conversie, om te voorkomen dat deze documenten in het nieuwe systeem opnieuw moeten worden aangemaakt.

Intakegesprek als eerste stap

Voordat een samenvoeging of splitsing van start gaat, is een intakegesprek een belangrijke stap. Bij een intakegesprek worden alle stappen doorgenomen en wordt gepland met alle notarissen en andere betrokkenen. Tijdens dit gesprek worden de samen te voegen of te splitsen gegevens en de impact hiervan zorgvuldig in kaart gebracht. Dit zorgt ervoor dat alle partijen een helder beeld krijgen van wat inhoudelijk wel en niet wordt geconverteerd, wordt samengevoegd of wordt afgesplitst en de uiteindelijke overgang zo soepel mogelijk verloopt.

Intakegesprek bij splitsing

Bij een volledige splitsing is het intakegesprek op locatie. Voordat wij overgaan op de uitvoering van het splitsingstraject, wordt een totaalbeeld van de afgesplitste data die na de definitieve splitsing beschikbaar wordt gesteld inzichtelijk gemaakt. Zo zorgen wij ervoor dat vooraf goed wordt afgestemd welke onderwerpen worden afgesplitst, om verrassingen en complicaties achteraf te voorkomen.

Stappenplan splitsingstraject na intakegesprek
1. Proefsplitsing
2. Controle proefsplitsing op locatie
3. Na ondertekening van het akkoord door alle partijen, wordt de definitieve splitsing uitgevoerd.

Traject bij conversie en samenvoeging
Na ontvangst van alle partijen gaan we aan de slag. De volgende werkzaamheden worden in overleg ingepland:
1. Intakegesprek, inventarisatie en projectmanagement
2. Het overzetten van de gegevens (inclusief controle proef- en definitieve conversie)
3. Samenvoegen van de data (inclusief controle proef- en definitieve samenvoeging).

• Leg vast welke werkwijze, notariële software en hardware leidend wordt en communiceer dit tijdig aan alle betrokken partijen.
• Start vroegtijdig met de voorbereiding en informeer je softwareleverancier en systeembeheerder. Dit proces kan maanden duren.
• Maak een duidelijk plan en bepaal wat er gebeurt als de fusie of samenwerking niet succesvol blijkt.
• Onderzoek bij een overname welke gegevens en systemen mogelijk ontbreken (zoals modellen, koppelingen en archieven).
• Informeer cliënten tijdig om misverstanden en een piek in openstaande dossiers te voorkomen.
• Zorg bij een protocolovername voor duidelijke communicatie met oud-cliënten en overweeg het protocol toegankelijk te maken in het eigen systeem.
• Bij een splitsing of samenwerking: bepaal welke data meegaat en wat achterblijft, rekening houdend met de WMA en AVG.
• Maak afspraken over gedeelde cliënten en zorg ervoor dat privacy- en juridische voorschriften worden nageleefd.
• Breng de verwachte kosten in kaart, vraag offertes op en leg afspraken over kostenverdeling vast.

Tijdige voorbereiding
Veel kantoren betrekken systeembeheerders en leveranciers te laat. Zorg ervoor dat je ruim van tevoren plant (3 tot 6 maanden) en vraag leveranciers naar hun beschikbaarheid, zodat de transitie volgens plan en zonder vertraging kan worden uitgevoerd.

Draaiboek en impactanalyse
Stel een draaiboek op waarin alle stappen, deadlines en verantwoordelijkheden duidelijk worden vastgelegd. Breng ook de risico’s en de impact op openstaande dossiers en boekhouding in kaart. Dit zorgt ervoor dat het proces voor alle betrokken partijen duidelijk is en houdt het proces op schema.

Wat als het misgaat?
Leg vast wat er gebeurt als de samenvoeging over een paar jaar toch niet succesvol blijkt. Het vastleggen van hoe je dan verder gaat, kan veel stress voorkomen en helpt je om gemakkelijker knopen door te hakken wanneer dat nodig is.

Een notariskantoor samenvoegen, splitsen of overnemen is een ingrijpend proces dat gedegen planning vereist. Door vroegtijdige voorbereiding, het maken van duidelijke afspraken en het betrekken van de juiste partijen, kun je zorgen voor een soepele overgang.

✅ Betrek IT-leveranciers en systeembeheerders 3 tot 6 maanden van tevoren.
✅ Plan een intakegesprek waarbij een impactanalyse en draaiboek opgesteld wordt.
✅ Maak afspraken over gegevensoverdracht en juridische aspecten.
✅ Informeer cliënten tijdig.
✅ Leg alle afspraken schriftelijk vast.

Met deze aanpak voorkom je verrassingen en zorg je voor een succesvolle transitie!