maandag, 25 sept 2017

Notariaat

 

Het notariaat anno nu

In het notariaat is steeds meer een tweedeling merkbaar zonder dat binnen kantoren de ene werkwijze de andere volledig uitsluit.

Het ene notariskantoor kiest op basis van werkaanbod en kwaliteiten en organisatie van het notariskantoor er voor om het traditionele notariaat te beoefenen gericht op het produceren van akten en het rekenen van vaste prijzen.

Het andere notariskantoor werkt steeds meer op dezelfde wijze als de fee-earner in de advocatuur. Er wordt een product geleverd op basis van maatwerk en de cliënt betaalt daar geen vaste prijs voor maar krijgt een declaratie op basis van het aantal gewerkte uren.

Ketenintegratie

Een zeer belangrijk aspect voor de toekomst van beide kantoren is ketenintegratie.

(Bij ketenintegratie gaat het om de automatische gegevensuitwisseling tussen de werkprocessen van het notariaat en de werkprocessen van derde partijen.)

Beide kantoren zijn immers verplicht om op basis van de reglementen controles uit te voeren m.b.t. de partijen en/of het betreffende registergoed en zijn gebaat bij zo eenvoudig mogelijk uit te voeren controles welke opgenomen worden in het systeem zonder dat daar veel extra werkzaamheden voor verricht moeten worden.

De automatisering moet deze mogelijkheden bieden.

Door de druk op de tarieven, met name in de registergoedpraktijk is het zaak de kostprijs zo laag mogelijk te houden. Ketenintegratie is daarbij een belangrijk middel.

Managementinformatie

Voor beide soorten kantoren is managementinformatie van groot belang. Het traditionele kantoor moet weten wat de kostprijs is van de akte. De fee-earner moet op eenvoudige wijze kunnen zien hoeveel declarabele uren er geschreven zijn voor een cliënt of zaak of wat zijn omzet is voor het kantoor voor een bepaalde maand. Ook het management van het kantoor heeft natuurlijk belang bij goede managementinformatie.

Transparantie

Een derde punt dat voor het notariaat in zijn geheel van groot belang is voor de komende jaren is transparantie richting de cliënt. Nog steeds denkt de cliënt vaak dat het werk van de notaris een noodzakelijk kwaad is. Waar vroeger gedacht werd dat de akte zo uit een la werd getrokken heeft ook hier de automatisering een rol gekregen want nu wordt gedacht dat het een zoek-en-vervang-actie is in een Word-document. Te weinig aandacht wordt er besteed aan het duidelijk maken aan de klant van de stappen die in een willekeurige zaak worden gezet door het notariskantoor en het grote belang van deze stappen.

Uiteraard is het een utopie om te denken dat door een simpele automatiseringsslag de cliënt in één keer wel geïnteresseerd is in wat er voor dat naar zijn mening te hoge tarief gebeurt. Wel is het een mogelijkheid om door het vastleggen van de stappen die gezet zijn in een dossier de klant eenvoudiger inzicht te geven. Rapportagetools moeten met één druk op de knop duidelijk kunnen maken welke stappen allemaal gezet zijn en wanneer.

Kwaliteit

Het vastleggen van de procedurele stappen biedt ook de mogelijkheid om tot een bepaalde kwaliteit van werken te komen. De nakoming van bepaalde reglementen door de notariële medewerker is eenvoudig te controleren door voor bijvoorbeeld alle bij de zaak betrokken partijen in één keer de inzage te doen bij Curatele- of Insolventieregister. Het vastleggen van deze acties zorgt er voor dat de notaris snel in kan zien of alle noodzakelijke controles zijn uitgevoerd.

Trends

Van Brug Software signaleert de volgende trends in het notariaat:

  • Ketenintegratie.
  • Andere tariefstelling (meer op urenbasis, offreren wordt steeds belangrijker).
  • Kwaliteit/content management.
  • Efficiënter werken (mede i.v.m. druk op de tarieven).
  • Opkomst ondernemersmentaliteit.
  • Digitale dossiers.
  • Er wordt steeds vaker gekozen voor een gehoste oplossing (Datacenters) waardoor maximale schaalbaarheid ontstaat en maximale beschikbaarheid van de notariële software / ICT oplossing tegen een overzichtelijke kostprijs.

Visie

De door Van Brug Software te leveren software moet op een zodanig niveau blijven dat de notariskantoren hun dagelijkse werk zodanig kunnen verrichten dat met zo weinig mogelijk handelingen zo veel mogelijk zaken afgewikkeld kunnen worden.

Van Brug Software moet er voor zorgen dat de notariskantoren met behulp van innovatieve software, op een wijze die aansluit bij de notariële praktijk, hun juridische werk vakkundig uit kunnen voeren.