KOS: Efficiënter en sneller BV's inschrijven bij de KVK

Bij Van Brug Software zoeken we continu naar manieren om het notariële proces te versnellen en te vereenvoudigen. Vanaf Codex 6.4 is de KvK Opgave Service (KOS) direct beschikbaar in je software. Deze integratie ontwikkelden wij in nauwe samenwerking met de Kamer van Koophandel, met als uiteindelijke doel de huidige web-interface van de KvK volledig te vervangen door een geïntegreerde oplossing in Codex.

KOS staat voor KvK Opgave Service. Het is een slimme koppeling die het mogelijk maakt om inschrijvingen volledig digitaal voor te bereiden, te valideren en aan te leveren. Geen handmatige overname van gegevens meer in externe portalen, maar een vloeiende integratie binnen je workflow in Codex.

De voordelen van werken met KOS

Het gebruik van de KvK Opgave Service biedt direct voordelen voor de dagelijkse praktijk op het kantoor:

• Tijdbesparing: Doordat gegevens direct vanuit het dossier worden gebruikt, hoef je informatie niet dubbel in te voeren.
• Minder foutgevoelig: Validatie vindt direct plaats bij de KvK, zodat je zeker weet dat je verzoek aan de eisen voldoet voordat je het verzoek definitief indient.
• Volledige controle: Je volgt de status van de inschrijving direct vanuit Codex
• Gestroomlijnd proces: De heldere opbouw in vijf stappen zorgt ervoor dat iedereen op kantoor de inschrijving eenvoudig kan voltooien.

In deze eerste versie van KOS ligt de focus op de basis: het oprichten van een Besloten Vennootschap (BV) met een overzichtelijke structuur. Je kunt direct een BV oprichten met één natuurlijke persoon als bestuurder, of maximaal twee rechtspersonen. Het systeem ondersteunt hierbij het dualistisch systeem en de inschrijving van één vestiging.

Daarnaast ondersteunt KOS nu ook oprichtingen met een startkapitaal van €0. Daarmee sluit de koppeling beter aan op de huidige praktijk, waarin flexibiliteit bij het oprichten van een BV steeds belangrijker wordt.

De toekomst van KOS: wat zit er in de pijplijn?

Samen met de KvK blijven we KOS in komende versies uitbreiden om de volledige overstap naar deze geïntegreerde oplossing mogelijk te maken. Je kunt onder andere de volgende updates verwachten:

• Ondersteuning voor een groter aantal bestuurders bij de op te richten BV;
• Het toevoegen van andere functionarissen;
• De mogelijkheid om direct meerdere vestigingen in te schrijven;
• Meer rechtsvormen via KOS kunnen inschrijven in het handelsregister;
• In één verzoek vanuit Codex zowel de registratie in het handelsregister als in het UBO-register uitvoeren.

Een belangrijke ontwikkeling is de verdere integratie met het UBO-proces. Op dit moment moeten kantoren bij een BV-oprichting twee afzonderlijke handelingen uitvoeren: één inschrijving in het handelsregister en één aparte registratie in het UBO-register. In de toekomst wordt het mogelijk om UBO’s direct mee te registreren tijdens de inschrijving in het handelsregister via KOS. Daarmee wordt dit teruggebracht naar één geïntegreerde handeling, wat het proces aanzienlijk efficiënter maakt.

Daarnaast wordt gewerkt aan een aansluiting op het UBO-register voor inzage. Dit betekent dat je vanuit Codex eenvoudig kunt opvragen wie de geregistreerde UBO’s zijn van een rechtspersoon, zonder dat je daarvoor een apart systeem hoeft te gebruiken.

Met de introductie van KOS zetten we een grote stap in het verder digitaliseren van de notariële keten. Door de web-interface van de KvK te vervangen door een volledig geïntegreerde oplossing in Codex, halen we handmatige handelingen uit het proces en bespaar je kostbare tijd. Het is een volgende stap in onze missie om jou als notaris of medewerker slimmer en prettiger te laten werken.