Notariskantoor Cuijk

Aan het woord is Roger Evers, notaris bij Notariskantoor Cuijk over de offertemodule. ‘De Offertemodule is een functionaliteit in Codex. Met deze functionaliteit kan je makkelijk en snel offertes uitbrengen. In het begin vergt het wat aandacht om de sjablonen goed in te richten maar als dat gedaan is worden aanvragen via onze site of telefonisch gelijk opgepakt en uitgevoerd. De klant van tegenwoordig wil toch graag snel een antwoord en dit lukt door middel van deze Offertemodule’, aldus Roger Evers, notaris bij Notariskantoor Cuijk. ‘We krijgen ook reacties van klanten dat onze offertes snel en prettig te lezen zijn. Daarnaast richt je de Offertemodule in met je eigen huisstijl dus ook gelijk herkenbaar voor de klant. Op deze manier zorgen we ervoor dat onze offertes eenduidig, overzichtelijk en verzorgd worden verstuurd’.

Overzichtelijk
‘De aanvragen die binnenkomen en de uitgebrachte offertes worden in een overzicht verzameld met een eigen uniek kenmerk. Zo hebben we overzicht en zien gelijk de status van de offertes of deze geaccepteerd of afgewezen is. Ook is het mogelijk om een herinnering te versturen. Hebben we nog geen reactie ontvangen op een offerte dan bellen we de klant op om te vragen wat we voor hen kunnen doen’.

Tarieven en voorschotten
‘Wat ook gemakkelijk is, is dat je tarieven en voorschotten kan vastzetten in de sjablonen. Zo weten we van elkaar dat de juiste prijzen altijd in de offertes worden opgenomen. Vooraf richt je de lay-out van de emailsjablonen in zodat ook de begeleidende mail eenduidig wordt verstuurd’.

Aanrader voor andere kantoren
‘Voorheen waren we toch wel veel tijd kwijt aan het opstellen van een offerte via een Word-document. Daarnaast was er niet gelijk een goed overzicht van uitgebrachte offertes om op te volgen. Door het gebruik van deze Offertemodule kunnen we aanvragen via onze site of telefonische aanvragen via de receptioniste snel en efficiënt afhandelen. Doordat het nu overzichtelijk is kunnen we ook meer proactief klanten benaderen’.

‘Kort en krachtig betekent de Offertemodule voor ons dat het gebruik eenvoudig, snel, efficiënt, overzichtelijk, verzorgd en herkenbaar is voor onze klanten. Hierdoor hebben we een efficiency slag gemaakt en hebben nu meer tijd terugverdiend die we weer over de dagelijkse werkzaamheden op kantoor kunnen verdelen. Dit merken we nu zeker in deze drukke periode’, concludeert Roger.