Systeemeisen

Voordat de installatie van Codex begint, is het essentieel om te beslissen over de configuratie van het systeem. Het ontbreken van deze beslissing kan later aanzienlijke tijd en moeite kosten. Er zijn diverse mogelijkheden om dit te realiseren. Hieronder worden twee benaderingen beschreven, die beide uitbesteed kunnen worden of zelf beheerd kunnen worden.

De omgeving van Codex vereist verschillende servers of services. Of je nu voor Virtual Desktop Infrastructure gaat of de meer traditionele Remote Desktop Server. Beiden kunnen in de Public Cloud of in een Private Datacenter gehost worden die weer naar keuze door jezelf of een externe systeembeheerder gehost en beheerd kunnen worden.

Bij het inrichten van de infrastructuur is het al belangrijk dat de juiste keuzes worden gemaakt. Naderhand is het lastiger om te bepalen op welke technische keuzes handig zijn om te maken. Misschien heb je te maken met Governance vanuit de eigen organisatie. Nu is het moment om de vereisten bij elkaar te zoeken. Zoals al eerder aangegeven gaan wij op deze pagina uit van de Gedragscode Informatiebeveiliging Notariaat, NIS2- en ISO27001 richtlijnen en onze systeemvereisten.

Azure Virtual Desktop 

Wanneer er gekozen wordt voor een centraal systeem zoals Azure Virtual Desktop (AVD) of Remote Desktop Server (RDS) kan er makkelijker beheerd worden. Codex moet geconfigureerd worden en wanneer er gewerkt wordt met één configuratie wordt dit minder complex. Codex kan ook uitgerold worden over verschillende workstations met één gesynchroniseerde of gedeelde configuratielocatie.

Inloggen op een AVD of RDS kan met een Thin client. Wel is vereist om de standaarden van de leverancier aan te houden. Bij gebruik van AVD kan er:

• Veiligheid: Data en gegevens worden veilig opgeslagen in de Cloud, inclusief de Windows-installatie, waardoor je je geen zorgen hoeft te maken over dataverlies of beveiligingslekken op lokale apparaten.
• Schaalbaarheid: AVD kan eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van jouw organisatie, of het nu gaat om een klein team of een grote onderneming met veel gebruikers.
• Toegankelijkheid: Gebruikers kunnen vanaf vrijwel elk apparaat toegang krijgen tot hun virtuele desktop, waaronder MacOS, iOS, Android en Windows, wat flexibiliteit en mobiliteit bevordert.
• Kostenbesparing: Door te migreren naar de Cloud kun je de kosten voor fysieke infrastructuur en onderhoud verminderen.

Wanneer er voornemens zijn om Codex in een AVD omgeving te hosten raden wij aan de richtlijnen van de leverancier aan te houden. Er zijn meerdere implementatieconfiguraties mogelijk.

Minimale implementatie eisen Azure Virtual Desktop:

• Algemene informatie over Azure Virtual Desktop’s.
  • • Documentatie voor Azure Virtual Desktop
• Azure Virtual Desktop Implementeren.
  • • Azure Virtual Desktop implementeren – Azure Virtual Desktop
• Vereisten voor Azure Virtual Desktop.
  • • Vereisten voor Azure Virtual Desktop

Remote Desktop Server

Wanneer Codex op een Remote Desktop Server geïnstalleerd wordt moet er rekening gehouden worden met eisen en aanbevelingen die bij benadering zijn en hangen sterk af van de gewenste, mogelijke en gemaakte configuratie binnen een IT-omgeving. De performance van Codex hangt sterk af van de beschikbare of toegewezen fysieke resources. Het is een vereiste om te voldoen aan de gestelde systeem of hardware requirements door Microsoft: Hardware requirements for Windows Server | Microsoft Learn

Minimale implementatie eisen Remote Desktop Server:

• Microsoft Windows Server 2022.
  • • Vanaf Windows Server 2016 wordt ondersteund.
• Vanaf Azure VM Instance: Standard_D4s_v3, 4 of 5 (4 vCPU’s, 16-32 GiB RAM).
  • • Houd rekening met 1 GiB geheugen per gebruiker voor het gebruik van Codex. (zie ook de toelichting over het geheugengebruik).
• Premium SSD storage: Minimum 128GB
  • • Codex neemt 2 GiB opslag in beslag.
• Microsoft 365 met apps óf Microsoft 365-apps.
  • • Uitsluitend 32-bit versies.
    • De 64-bit versie wordt gedeeltelijk ondersteund, bel ons voor ondersteuning!
    • Vanaf Microsoft Office 2016 wordt ondersteund.
    • Desktopversies van Word en Outlook zijn vereist. Bel ons voor ondersteuning voor de web- en mobiele versies van Word en Outlook!
    • Microsoft .Net Framework 4.7.1 (incl. .Net 3.5)
• Monitors met minimale beeldschermresolutie 1280 x ……

Toelichting op het geheugengebruik door Codex
Codex is een 32-bit applicatie die gecompileerd is met het ‘IMAGE_FILE_LARGE_ADDRESS_AWARE’ kenmerk. Dit betekent dat Codex op een 32-bit systeem tot 3GB aan geheugen kan aanspreken.

Op een 64-bit systeem kan Codex tot 4GB aan geheugen gebruiken. De geheugenlimieten gelden per individueel Codex.exe proces.

Dit betekent dat als meerdere gebruikers Codex.exe starten, elk proces onafhankelijk tot 3GB (op een 32-bit systeem) of 4GB (op een 64-bit systeem) aan geheugen kan gebruiken.

Database Server

De database server dient een Virtuele Machine te zijn met Windows Server als OS en SQL Server. Omdat Codex met meerdere databases werkt kan er geen gebruik worden gemaakt van SQL database as a service. De onderlinge databases dienen in dezelfde instance geconfigureerd te zijn. De SQL Standard licentie wordt aanbevolen voor gebruik van Codex met meer dan 10 gebruikers.

Minimale implementatie eisen Database Server:

• Microsoft Windows Server 2022.
  • • Vanaf Windows Server 2016 wordt ondersteund.
• Microsoft SQL Server 2022.
  • • Vanaf versie ‘Standard’.
    • Vanaf SQL 2016 wordt ondersteund.
    • De SQL Express editie ondersteund geen encryptie en daarom raden wij deze versie af.
• Vanaf Azure VM Instance: Standard_D4s_v3 (4 vCPU’s, 16 GiB RAM).
  • • Gebruikers verbruiken 250 MB RAM per gebruiker per SQL-instance.
• Premium SSD storage: Minimum 128GB
  • • Beschikbare opslag t.b.v. databases verschilt per kantoor

Fileserver

Bestandsbeheer is een belangrijk onderdeel in Codex. Hier worden de dossierbestanden neergezet. Het liefst wil je een snel type storage inzetten om laadsnelheid te verkleinen. Daarnaast is het belangrijk om en keuze te maken uit verschillende typen opslag en de bijhorende beveiligingsstandaarden. Bij cybersecurity incidenten is vaak de opslag het eerste doelwit. De kwaadwillende wil zo snel mogelijk en zo veel mogelijk schade toebrengen. Dit gebeurd vaak door kopietjes te maken en uiteindelijk de opslag te versleutelen voor de legitieme gebruiker. Versleutelen en beveiligde en geverifieerde toegang is dus een must.

• Azure Files is het gebruiksvriendelijke Cloud bestandssysteem van Microsoft. U kunt Azure-bestandsshares koppelen in Windows-, Linux- en macOS-besturingssystemen.
• Windows bestandssysteem is de meer traditionelere variant en wanneer er al een Virtuele Machine wordt ingezet als RDS kan er snel gekozen worden de Fileshares hier ook aan te maken.
• Document Management Systeem of document management software. Met een DMS kunt u de in uw organisatie aanwezige documenten optimaal beheren. Dit uw werkprocessen en workflows versnellen en optimaliseren.

In geval dat er Documenten Management System (DMS) gebruikt wordt is de Fileserver niet nodig. Voor een fileserver gehost in Microsoft Azure zijn de volgende systeemspecificaties van toepassing:

Minimale implementatie eisen:

• Premium SSD opslag.
• Indien van toepassing moet de minimale OS partitiegrote 128GB zijn.
• Afhankelijk van de hoeveelheid opgeslagen documenten moet bepaald worden hoeveel opslag er nodig is. Azure files opslag locaties zijn makkelijk te schalen waardoor er niet gelijk overcapaciteit nodig is.
• Capaciteit op schijven die lokaal worden gehost op een barebone server kunnen niet altijd gemakkelijk uit te breiden zijn.
  • • Aanbevolen is 1 Terra Byte aan opslagcapaciteit.

Codex Server

Codex server is de tool die nodig is om externe data voor de koppelingen te synchroniseren met Codex. Deze software is klein van formaat en kan daarom op een andere server geïmplementeerd worden. De Codex Server kan op de Remote Desktop Server, Fileserver of op een separate VM worden geïmplementeerd. Dit kan niet Azure Virtual Desktop zijn. Afgeraden is om dit op de database server te implementeren. Database servers zijn gevoelig van aard en daarom is het niet handig meer poorten te openen dan nodig is.

Een Virtuele Machine waar Codex server op geïmplementeerd is zijn de volgende systeemspecificaties van toepassing:

Minimale implementatie eisen:

• Microsoft Windows Server 2022.
  • Vanaf Windows Server 2016 wordt ondersteund.
• Vanaf Azure VM Instance: Standard_D2s_v3 (2 vCPU’s, 8 GiB RAM).
  • Codex + robot server verbruikt 2 GiB RAM werkgeheugen. (zie ook verder toelichting over geheugengebruik)
• Premium SSD storage: Minimum 128 GiB.
  • Codex + robot server neemt maximaal 300 MiB opslag in beslag.
• Microsoft .NET 8.0 onderdelen
  • Microsoft .NET Runtime 8.0 (32 + 64 bit)
  • Microsoft ASP.NET Core 8.0 – Shared Framework (32 + 64 bit)
  • Microsoft .NET 8.0 – Windows Server Hosting

Toelichting op het geheugengebruik door de Codex server

Bovenstaande implementatie eisen over geheugencapaciteit gaat over het in gebruik nemen van Codex server in combinatie met de robot. In de andere gevallen gebruikt de Codex server (solo) 1 GiB RAM werkgeheugen.

Een workstation is de plek waar de gebruiker inlogt en Codex gaat gebruiken. Een workstation kan omdat er meestal wordt ingelogd op een centraal systeem bijvoorbeeld een thinclient of ander systeem zijn waar Windows Remote Desktop Cliënts vanaf gestart kan worden. Enkele voorbeelden waarmee kan ingelogd worden op een extern bureaublad:

• Windows Remote Desktop app (vanaf ondersteunde Windows omgevingen).
• Thin cliënt (alleen ondersteunde hardware).
  • • Verbinding maken met Azure Virtual Desktop met thin clients
    • De meeste Thin cliënts ondersteunen Remote Desktop Server.
• Remote Desktop Client for Web.
• macOS.
• iOS/iPadOS.
• Android/Chrome OS.

Codex kan ook geïnstalleerd worden per systeem wanneer er gewerkt wordt met een decentraal systeem. Iedere gebruikers werkt dan met een eigen Codex installatie. De configuratielocatie kan wél gedeeld worden als de aanbevolen instellingen worden gebruikt. Configuratielocaties kunnen ook lokaal geïnstalleerd zijn. Dit laatste is afgeraden bij grotere kantoren of bij meer gebruikers dan 5 omdat de onder houdbaarheid dan zeer intensief is.

Wanneer Codex op een workstation geïnstalleerd wordt moet er rekening gehouden worden met eisen en aanbevelingen die bij benadering zijn en hangen sterk af van de gewenste, mogelijke en gemaakte configuratie binnen een IT-omgeving. De performance van Codex hangt sterk af van de beschikbare of toegewezen fysieke resources. Het is een vereiste om te voldoen aan de gestelde systeem of hardware requirements door Microsoft: Hardware requirements for Windows Server

Minimale implementatie eisen:

• Microsoft Windows 11 (Uitsluitend 64-bits)
  • • Vanaf Windows 10 wordt ondersteund.
• Aanbevolen: Intel Core i5 (vanaf 10th generation).
• 16 GB RAM werkgeheugen (32 GB RAM aanbevolen).
• Minimale OS partitiegrote van 128GB.
• Codex suite neemt 1 Gigabyte schijfruimte in beslag.
• Microsoft Office 365, 2022 of Microsoft 365 apps (uitsluitend 32-bit versies).
• Microsoft .Net Framework 4.7.1 of hoger (incl. .Net 3.5).