Software voor de toekomst, advies als vanouds

PTP op maat in de praktijk
We delen graag ervaringen van onze Codex gebruikers uit de praktijk. Deze keer hebben we Miranda van Beek van Beens Notarissen uit Amersfoort een aantal vragen gesteld over de PTP op maat module. Miranda werkt bijna een jaar bij Beens notariaat en heeft goede ervaring met PTP op maat. “Voordat ik hier kwam werken, paste ik altijd de modellen handmatig aan. Met PTP op maat zijn de modellen al ingericht en scheelt het veel tijd als ik ze moet invullen.” In deze case vertelt Miranda meer over haar ervaringen met PTP op maat en de samenwerking met Van Brug.

Vroeger, voordat het kantoor overging naar Codex, gebruikten de medewerkers van Beens notariaat vooral platte teksten in Word. De Word documenten werden continu handmatig aangepast wat veel tijd kostte maar vooral ook erg foutgevoelig was. Het PTP op maat team van Van Brug heeft daar verandering in gebracht. Samen met het PTP- op maat team zijn onze eigen modellen (denk onder andere aan brieven, akten, volmachten, onderhandse stukken) slimmer gemaakt. En dat kan voor alle rechtsgebieden!

Het slimmer maken van onze modellen doen ze door gebruik te maken van vragenlijsten. Vervolgens koppelen ze deze slimme modellen gelijk aan de PTP in Codex. Zo kan je dus snel en met minder kans op fouten, akten of brieven maken.

Bijna alle collega’s gebruiken de module
Miranda zelf is erg enthousiast over PTP op maat en motiveert haar team om er ook net zoveel gebruik van te maken als zij: “Ik moet mijn collega’s nog een beetje de goede richting opduwen. Velen werken nog steeds op de oude manier, waarbij ze modellen van andere plekken afhalen. Maar langzamerhand begint ze meer PTP te gebruiken, omdat het gewoon de beste manier is om je dossier te starten. Alles staat klaar en is beschikbaar, maar sommigen moeten we nog een beetje trainen.”

Op de vraag welke voordelen ze nu in hun dagelijkse werkzaamheden ervaren door het gebruik van het PTP op maat, antwoordt Miranda enthousiast: “Het scheelt ontzettend veel tijd omdat regels automatisch worden ingevuld. We hebben nu meer tijd voor andere werkzaamheden, omdat we niet alles zelf meer hoeven te typen.”

Zonde om er geen gebruik van te maken
Aan kantoren die nog geen gebruik hebben gemaakt van het PTP op maat, geeft Miranda het advies om het te gaan gebruiken. “Het zit al in het systeem en het is zonde om daar geen gebruik van te maken. Het bespaart echt tijd, een enorme tijdwinst. Als iedereen dezelfde modellen gebruikt, is het gewoon heel mooi dat je het kunt invullen vanuit de kaartenbak, mits je de kaartenbak goed invult natuurlijk. Bovendien is het minder foutgevoelig omdat je in plaats van zelf typen, alles met eenvoudige vinkjes regelt.”

Tot wel een half uur tijdwinst per model
Op de vraag hoeveel tijdwinst het PTP op maat oplevert, geeft ze toe dat het moeilijk is om precies te zeggen: “We hebben nog steeds best veel aktes die op maat worden gemaakt, dus dat kost nog steeds tijd. Maar als je vanuit PTP start, heb je meteen het juiste lettertype en de juiste achtergrond. Als je achteraf afschriften moet maken en je hebt verschillende lettertypes bijvoorbeeld, dan moet je dat weer gaan aanpassen. Dat kost zoveel tijd en het ziet er minder mooi uit. Met PTP scheelt het wel een kwartier tot een half uur per model.”

Tijdwinst & gebruiksgemak; de ervaringen van E&L Notarissen met de nieuwe SYVAS koppeling
We werken geregeld samen met pilotkantoren. Dit zijn kantoren die een nieuwe integratie als eerste in productie nemen, voordat we het beschikbaar stellen voor iedereen. Op die manier kunnen we eventuele fouten uit de integratie halen en er een laatste hand aan leggen. Dit deden we ook bij de SYVAS koppeling. E&L Notarissen uit Etten-Leur was één van de pilotkantoren. We spraken notaris Guus Goerée en Notarieel Medewerker Sabrina Hasselberg over hun ervaringen met het zijn van een pilotkantoor en SYVAS.

E&L over hun ervaring met het zijn van een pilotkantoor
Pilotkantoren zijn de eerste kantoren die een nieuwe koppeling in productie nemen om eventuele onhandigheden en fouten eruit te halen. E&L Notarissen is jarenlang een pilotkantoor en heeft dus al ruime ervaring met het pilot draaien van nieuwe integraties. “De reden dat we een pilotkantoor zijn is eigenlijk tweeledig”, geeft Guus aan. “Wij helpen Van Brug Software om een beter product te leveren en het voordeel voor ons is dat je nauw betrokken bent bij de ontwikkeling. Dit betekent dat je inspraak hebt op de software én dat medewerkers al in een vroeg stadium zijn ingewerkt.” Op de vraag of hij het zijn van een pilotkantoor aanraadt aan andere notariskantoren, reageert hij dat het verschilt per pilot. “Je moet er rekening mee houden dat het meewerken aan een pilot tijd kost. En je moet als notariskantoor vervolgens zelf nagaan of deze tijdsinvestering het je waard is.”

Tijdwinst door de nieuwe SYVAS koppeling
E&L heeft zich de afgelopen tijd dus ook beziggehouden met het uitproberen van SYVAS. Met SYVAS hoef je je Kadasterdocumenten niet meer los via WebElan naar het Kadaster op te sturen, maar kan je dit snel en gemakkelijk via Codex doen. Sabrina werkt veel met de SYVAS integratie: “Het indienen van documenten gaat echt een stuk sneller dan via de oorspronkelijke weg. De gegevens hoef je allemaal niet meer handmatig in te vullen, want Codex doet dit nu automatisch. Dat scheelt tijd.” Geeft ze aan.

Gebruiksvriendelijke software betekent snel ingewerkt
“In deze tijd is het best een uitdaging om medewerkers te werven. Hierbij is het belangrijk dat de processen binnen je kantoor zo gemakkelijk mogelijk zijn. Op die manier kan je nieuwe medewerkers snel inwerken, ook al hebben ze misschien nog niet veel notariële kennis. SYVAS sluit hierbij goed aan. Onze medewerkers hadden het snel onder de knie!” Vertelt Guus. Maar betekent dit dat SYVAS ook echt een aanrader is? Guus en Sabrina sluiten af: “Het levert echt tijd op én het werkt gemakkelijk; wat ons betreft is het dus echt een aanrader.”

Eenvoudiger werken én tijd besparen
“De laatste jaren is er op ons kantoor veel veranderd door onder andere samensmelting met andere kantoren en dus ook nieuwe medewerkers. Al snel kwamen we erachter dat daardoor medewerkers gewend waren aan een manier van werken die afwijkt van andere medewerkers. Zelf het een en ander aanpassen, zodat iedereen op dezelfde manier gaat werken, leverde helaas niet op wat we gehoopt hadden. Weliswaar werden er kleine stapjes gezet, maar niet voldoende.

We schakelden de hulp van de Customer Success Manager in
Via onze accountmanager bij Van Brug Software kwamen we in contact met de Customer Success Manager bij Van Brug Software. Na enkele gesprekken kwam de Customer Succes Manager met een collega twee dagen bij ons op kantoor. Tijdens deze dagen werden er al enkele aanpassingen in het systeem doorgevoerd, maar er werd vooral gesproken met onze medewerkers. Eén van de vragen was: “Waarom werken twee collega’s die hetzelfde werk doen op een andere manier?”

Het resultaat: Waarde Realisatie
De uitkomsten van deze twee dagen werden samengevat in een door de Customer Success Manager opgestelde Waarde Realisatie: een boeiend rapport met daarin de wensen en problemen van kantoor samengevat. Diverse wensen zijn al doorgevoerd in de laatste versie van Codex, andere wensen zullen binnenkort worden doorgevoerd. De problemen worden de komende tijd op kantoor aangepakt: via gesprekken met medewerkers en cursussen die Van Brug aanbiedt.

Met dit rapport, de gesprekken met ons personeel en met de ondersteuning van de Customer Success Manager kunnen we de mogelijkheden binnen de automatisering beter toepassen. Dit maakt ons werk makkelijker en bespaart ons tijd en geld!”

Een efficiency slag
Aan het woord is Roger Evers, notaris bij Notariskantoor Cuijk over de offertemodule. ‘De Offertemodule is een functionaliteit in Codex. Met deze functionaliteit kan je makkelijk en snel offertes uitbrengen. In het begin vergt het wat aandacht om de sjablonen goed in te richten maar als dat gedaan is worden aanvragen via onze site of telefonisch gelijk opgepakt en uitgevoerd. De klant van tegenwoordig wil toch graag snel een antwoord en dit lukt door middel van deze Offertemodule’, aldus Roger Evers, notaris bij Notariskantoor Cuijk. ‘We krijgen ook reacties van klanten dat onze offertes snel en prettig te lezen zijn. Daarnaast richt je de Offertemodule in met je eigen huisstijl dus ook gelijk herkenbaar voor de klant. Op deze manier zorgen we ervoor dat onze offertes eenduidig, overzichtelijk en verzorgd worden verstuurd’.

Overzichtelijk
‘De aanvragen die binnenkomen en de uitgebrachte offertes worden in een overzicht verzameld met een eigen uniek kenmerk. Zo hebben we overzicht en zien gelijk de status van de offertes of deze geaccepteerd of afgewezen is. Ook is het mogelijk om een herinnering te versturen. Hebben we nog geen reactie ontvangen op een offerte dan bellen we de klant op om te vragen wat we voor hen kunnen doen’.

Tarieven en voorschotten
‘Wat ook gemakkelijk is, is dat je tarieven en voorschotten kan vastzetten in de sjablonen. Zo weten we van elkaar dat de juiste prijzen altijd in de offertes worden opgenomen. Vooraf richt je de lay-out van de emailsjablonen in zodat ook de begeleidende mail eenduidig wordt verstuurd’.

Aanrader voor andere kantoren
‘Voorheen waren we toch wel veel tijd kwijt aan het opstellen van een offerte via een Word-document. Daarnaast was er niet gelijk een goed overzicht van uitgebrachte offertes om op te volgen. Door het gebruik van deze Offertemodule kunnen we aanvragen via onze site of telefonische aanvragen via de receptioniste snel en efficiënt afhandelen. Doordat het nu overzichtelijk is kunnen we ook meer proactief klanten benaderen’.

‘Kort en krachtig betekent de Offertemodule voor ons dat het gebruik eenvoudig, snel, efficiënt, overzichtelijk, verzorgd en herkenbaar is voor onze klanten. Hierdoor hebben we een efficiency slag gemaakt en hebben nu meer tijd terugverdiend die we weer over de dagelijkse werkzaamheden op kantoor kunnen verdelen. Dit merken we nu zeker in deze drukke periode’, concludeert Roger.

Persoonlijk en betrokken
‘Toen ik in 2011 notaris bij dit kantoor werd, was de keuze al snel gemaakt: vanuit eerdere kantoren had ik al meer dan 15 jaar ervaring met het systeem van Van Brug Software. Daarbinnen had ik een bepaalde werkmodus en systeemkennis ontwikkeld, waardoor ik wist welke software ons het meest optimaal kon ondersteunen. De aanbieder waar ons kantoor mee samenwerkte, was een stuk kleiner dan Van Brug Software’, aldus René Schuurman, notaris bij Van Goor Schuurman Notarissen. ‘We hebben al snel de overstap gemaakt met het oog op de landelijke dekking, flexibiliteit en de hoeveelheid know how binnen Van Brug. Het bedrijf was en is in alle opzichten een serieuze gesprekspartner: wanneer je immers met notariële beroepsorganisatie aan tafel zit en je ruim 350 kantoren vertegenwoordigt, dan heb je wat meer body dan de anderen in de markt.’

Persoonlijk en betrokken
‘Nog altijd is de manier waarop we met elkaar samenwerken erg prettig. Zo is de communicatie praktisch en snel, zowel via e-mail als telefonisch. Ik vind het knap hoe ze het persoonlijke contact vast weten te houden, ondanks het feit dat ze qua omvang de grootste zijn inmiddels. Zaken worden nog altijd goed opgepakt. Wat ik ook prettig vond was dat Chris, de huidige directeur, tijd maakte om ons persoonlijk te ontmoeten. Daar neemt hij dan toch maar even de moeite voor, om hun visie en planning uit te komen leggen. En dat waardeer ik’, aldus René. ‘Dat is toch persoonlijker dan alleen de updates die je via LinkedIn of in een nieuwsbrief voorbij ziet komen.’

Kinderziektes opgelost
‘Wanneer je met een nieuw systeem, in ons geval Codex, gaat werken, dan zijn er altijd wel wat kinderziektes in eerste instantie. Een nieuw systeem levert sowieso altijd wel wat ruis op, al is het maar omdat medewerkers eerst links moesten en nu rechts, bij wijze van spreken. Maar de vragen die we hadden werden goed opgepakt, ook omdat er mensen hier op kantoor kwamen om fysiek op de werkplek uit te leggen hoe we met bepaalde zaken om moesten gaan’, vervolgt René. ‘Al met al is het een stabiel systeem en ervaren we weinig tot geen storing. Dat zijn allemaal hele belangrijke dingen voor een notariskantoor, want als wij de software een dag niet zouden kunnen gebruiken, dan levert dat direct last en zelfs schade op. En, los daarvan, is het gewoon heel prettig dat de meeste mensen bij Van Brug uit het notariaat komen. Dat maakt dat ze onze taal spreken.’

Samen creëren
‘De tijd waarin je als notaris alleen vanuit je kantoor, post en via telefoon de contacten met je klanten onderhield ligt inmiddels echt wel achter ons. Niet alleen leggen cliënten zelf de lat steeds hoger, ook wij vanuit ons notariskantoor, willen graag zo open, efficiënt en effectief mogelijk met onze klanten communiceren.’ Dat zegt Eric Linde, notaris bij Linde Notarissen. ‘En daar past intens samenwerken via het praktische Online dossier natuurlijk prachtig in.’

Samen creëren
‘We zijn al heel lang klant bij Van Brug Software en denken sinds langere tijd mee over de productontwikkeling. Het is prettig om te merken dat men vooruit wil bij het bedrijf. Dat meedenken doen we tijdens de co-creatiesessies, waarvoor we structureel samenkomen en vanuit het notariaat met de professionals van Van Brug Software de best mogelijke oplossingen voor onze dagelijkse praktijk ontwikkelen’, aldus Eric. ‘Online dossier is daar een mooi voorbeeld van, door onze gesprekken is bijvoorbeeld het gebruiksgemak enorm toegenomen. De software werkt, zowel voor ons als voor onze cliënten, heel intuïtief. En dat is fijn, want niemand wil anno nu nog tijd en energie steken in het lezen van uitgebreide handleidingen. Wanneer je bijvoorbeeld een button Download ziet, dan behoeft dat weinig uitleg. Het uploaden van documenten en het delen van dossiers is met deze toepassing heel eenvoudig geworden. Het past helemaal in deze tijd waarin we, ook met het oog op de aangescherpte privacynormen, geen gevoelige bijlages meer via e-mail willen versturen.’

Ruimte voor verbetering
‘Uiteraard is er ook altijd ruimte voor verbetering. Zo vind ik persoonlijk dat er met Online dossier een goede start is gemaakt, maar dat we echt wel in rap tempo verder moeten bouwen met elkaar om de concurrentie bij te blijven. Ik denk bijvoorbeeld dat steeds meer mensen niet meer gewend zijn aan het ontvangen van de nota zonder de mogelijkheid om die direct te betalen. Een oplossing zou bijvoorbeeld een IDEAL-koppeling kunnen zijn. Maar ook het finetunen van de look en feel en de mogelijkheid voor onze cliënten om via een eigen portal in te loggen via onze website vind ik erg belangrijk’, voegt Eric toe. ‘Ik wil namelijk graag dat het Online dossier écht het Online dossier van het notariskantoor is.’ Tot slot wil ik graag opmerken dat ik de veranderingen die nu binnen Van Brug Software plaatsvinden, als positief ervaar. Ook de specialisten van Van Brug Software zijn bijzonder vriendelijk, deskundig en gemakkelijk te benaderen. Dat werkt erg prettig voor ons als notariskantoor. Het past bij de manier waarop ook wij met onze klanten omgaan: wij leggen moeilijke dingen op een begrijpelijke manier uit. En zo ervaren we dat ook in onze samenwerking met Van Brug Software.’

Korte lijntjes
Aan het woord is Patricia Warmerdam, office manager bij Roes en De Vries Notarissen. Het kantoor, dat is gevestigd in Leiden, bedient haar particuliere en zakelijke relaties op een zeer breed gebied. Dit loopt uiteen van adviezen over erf- en schenkingsrecht tot het opstellen van koopovereenkomsten voor onroerende zaken of advisering op zakelijk gebied. Deskundigheid en onpartijdigheid zijn daarbij belangrijke thema’s. ‘We werken inmiddels alweer zo’n 11 jaar met Van Brug Software samen. Ik ervaar ze als innovatief en betrouwbaar. Innovatief omdat ze continu nieuwe toepassingen blijven ontwikkelen én luisteren naar de wensen van de gebruiker. Betrouwbaar omdat ze gewoon doen wat ze zeggen. Ze passen regelmatig zaken aan op basis van hetgeen wij aangeven. Dat kan om grotere dingen, maar ook om heel pragmatische onderwerpen gaan zoals het plaatsen van een datum op de uitdraaien van urenstaten of het toekennen van archiefnummers op een bepaalde volgorde. En dat soort aanpassingen geeft veel efficiëntie in ons dagelijks werk.’

Intuïtieve software
‘Nu we overgestapt zijn op Codex is het helemaal feest. Het programma werkt erg intuïtief en is bijzonder overzichtelijk. Er is werkelijk overal een icoontje voor!’ lacht Patricia. ‘Groot voordeel is ook dat je dossiers open kunt laten staan en dat het systeem onthoudt waar je mee bezig was. Met name voor mensen die aan de receptie zitten of voor hen die veel telefonisch klantcontact hebben is dit gemakkelijk. Wat ook opvalt zijn de korte lijnen bij Van Brug: je krijgt altijd wel iemand aan de lijn die je al eens eerder ontmoet óf in elk geval eerder gesproken hebt. Daar zijn de klantendagen die ze zo nu en dan organiseren heel fijn voor. Het wordt trouwens wel een heel enthousiast verhaal zo, maar ik bén ook enthousiast! Met name ook Dorien Bartels vind ik een topper: ze luistert goed naar de reden waarom je contact zoekt, is oplossingsgericht en weet van aanpakken.’

De enige klant
‘Tot slot wil ik nog wel opmerken dat ik vaak het gevoel heb de enige klant te zijn bij Van Brug. En dan doe je het als bedrijf in mijn beleving gewoon heel goed. Juist omdat ik als klant totaal niet het idee heb dat ze het op wat voor manier dan ook te druk hebben om mij te woord te staan of om me te helpen met een vraag of probleem. Ze geven elke keer opnieuw de indruk dat ze mijn probleem ook daadwerkelijk op gaan lossen of mijn verzoek oppakken. Natuurlijk kunnen niet alle wijzigingen waar we om vragen doorgevoerd worden, maar in dat geval wordt er duidelijk ‘nee’ gezegd. En ook dat is een antwoord’, aldus Patricia. ‘Een antwoord dat overigens niet vaak voorkomt, maar in die enkele keer dát het gegeven wordt wél altijd van goede motivatie voorzien.